Die fünf Stücke beantworten verschiedene Fragen und lassen sich nicht durch eine zusammenfassende Tabelle ersetzen. Entscheidend ist, ob der Satz vollständig ist und welches Datum er trägt.
Kontoauszüge aller Konten
Gebraucht werden Auszüge aller Konten, über die der Betrieb zahlt, einschließlich Kontokorrent, Nebenkonten und bekannter Darlehenskonten. Ein einziges Hauptkonto zeigt nicht, ob auf einem anderen Konto eine Lastschrift zurückkommt. Der Zeitraum sollte die letzten Monate abdecken und nicht nur die letzte Woche, weil Rückstände und eine Zahlungseinstellung sich über Wochen zeigen. Jeder Auszug braucht das Kreditinstitut, die Kontonummer oder IBAN und den Zeitraum. Ein Ausdruck ohne diese Angaben lässt sich später nicht zuordnen. Lücken zwischen zwei Auszügen sind zu kennzeichnen, nicht still zu überblättern.
Aus den Auszügen ergeben sich der Stand und die tatsächlichen Abflüsse, nicht die Absicht, noch zu zahlen. Zurückgegebene Lastschriften, Pfändungen auf dem Konto und Barabhebungen sind sichtbar zu machen. Sie werden nicht aus der Mappe genommen, weil sie unangenehm sind. Für die Frage der Zahlungsunfähigkeit nach § 17 InsO kommt es auf fällige Pflichten und darauf an, ob sie erfüllt werden. Der Auszug zeigt nur die eine Seite, nämlich die Kontobewegung. Die fälligen Pflichten stehen in Rechnungen, Bescheiden und Verträgen. Beide Seiten müssen zusammenliegen, sonst bleibt der Saldo eine Zahl ohne Gegenseite.
Offene Posten
Die Offene-Posten-Liste der Kreditoren zeigt, wem was geschuldet wird, mit Rechnungsdatum, Fälligkeit und Restbetrag. Die Liste der Debitoren zeigt, wer dem Unternehmen noch zahlt. Beide Listen brauchen das Datum, an dem sie gezogen wurden. Eine Liste ohne Datum ist schon am nächsten Tag nicht mehr überprüfbar. Einzelposten, die bestritten, gestundet oder mit einer Gutschrift verrechnet sind, sollten markiert sein. Ein Gesamtsaldo, in dem streitige und unstreitige Beträge vermischt sind, täuscht eine fällige Summe vor. Für die nächsten Wochen interessiert nicht die historische Gesamtschuld allein, sondern was davon jetzt fällig ist.
Zur Liste gehört die Angabe, ob sie aus der Buchhaltung stammt oder von Hand zusammengestellt wurde. Eine handschriftliche Aufstellung kann den Anfang bilden, sie ist aber als solche zu bezeichnen. Abgleich mit den Kontoauszügen zeigt, welche der als offen geführten Posten inzwischen gezahlt wurden. Dieser Abgleich muss nicht vor dem Gespräch abgeschlossen sein. Er muss als fehlend erkennbar sein, wenn er fehlt. Sonst wird ein Saldo besprochen, den die Bank längst durch eine Buchung verändert hat. Auch Anzahlungen und geleistete Raten gehören in die Liste, damit die Restforderung nicht in der ursprünglichen Rechnungshöhe stehen bleibt.
Gesellschaftsvertrag und Register
Der Gesellschaftsvertrag oder die Satzung zeigt, wer die Gesellschaft vertritt, welche Zustimmungen vorgesehen sind und ob besondere Regeln für Krise oder Gesellschafterleistungen bestehen. Ein Handelsregisterauszug neuen Datums ergänzt das, weil die eingetragene Vertretung von einem älteren Vertrag abweichen kann. Gesellschafterliste und Geschäftsanteile erklären, wer zu informieren ist und ob Leistungen von Gesellschaftern im Raum stehen. Für die Antragspflicht nach § 15a InsO kommt es auf die Mitglieder des Vertretungsorgans und im Fall der Führungslosigkeit auf weitere Personen an. Ohne diese Unterlagen bleibt unklar, wer überhaupt zu handeln hat.
Beschlüsse der letzten Monate über Geschäftsführerwechsel, Kapitalmaßnahmen oder Weisungen gehören dazu, wenn es sie gibt. Ein fehlender Beschluss ist zu vermerken, nicht durch eine Erinnerung an eine Telefonrunde zu ersetzen. Bei mehreren Geschäftsführern ist die Vertretungsregel aus Vertrag und Register nebeneinander zu legen. Widersprechen sie sich, ist das ein eigener Punkt für das Gespräch und keine Kleinigkeit der Formalie. Auch Unternehmensverträge oder Ergebnisabführungen, soweit vorhanden, ändern die spätere rechtliche Betrachtung. Sie müssen nicht im ersten Termin vollständig gewürdigt werden. Sie müssen aber auf dem Tisch liegen, damit niemand von einer eigenständigen Gesellschaft ausgeht, die in einen Verbund eingebunden ist.
Bescheide
Bescheide des Finanzamts, der Sozialversicherung und anderer Stellen zeigen festgesetzte Beträge, Fälligkeiten und oft schon Säumnis. Ein Bescheid ist etwas anderes als eine betriebsinterne Schätzung der voraussichtlichen Steuer. In die Mappe gehören Steuerbescheide, Vorauszahlungsbescheide, Haftungsbescheide, Beitragsbescheide und Mahnungen dieser Stellen, soweit sie vorliegen. Zu jedem Stück sind Datum, Aktenzeichen und der geforderte Betrag lesbar zu halten. Ein Bescheid, gegen den Einspruch eingelegt wurde, bleibt in der Mappe, zusammen mit dem Nachweis des Einspruchs. Sonst wird ein Betrag als endgültig behandelt, der noch offen ist, oder als offen behandelt, der schon bestandskräftig ist.
Gerade Abgaben werden in der Liquidität leicht unterschätzt, weil sie nicht aus einer Lieferantenrechnung stammen. Sie sind trotzdem fällige Zahlungspflichten, sobald der Bescheid oder die Anmeldung sie fällig stellt. Für § 17 InsO stehen sie neben Miete, Lohn und Lieferanten. Eine Mappe ohne diese Bescheide zeichnet ein zu freundliches Bild der fälligen Lasten. Fehlt ein Bescheid, ist das zu sagen. Ihn aus dem Gedächtnis in eine Tabelle zu schreiben, erzeugt eine Scheingenauigkeit. Besser ist eine Zeile mit dem Vermerk, dass die Festsetzung noch nicht vorliegt und die eigene Anmeldung welchen Betrag ausweist.
Titel und Vollstreckung
Vollstreckungstitel, Vollstreckungsbescheide, Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse, gerichtliche Mahnbescheide und Klageschriften zeigen, dass ein Gläubiger nicht mehr nur mahnt. Sie enthalten Fristen, Beträge und manchmal schon Kontenpfändungen, die zu den Kontoauszügen passen müssen. Jeder Titel ist mit dem Gläubiger aus der Offene-Posten-Liste abzugleichen. Ein Titel über einen höheren Betrag als der offene Posten deutet auf Zinsen, Kosten oder eine veraltete Liste hin. Ein offener Posten ohne Titel ist noch nicht vollstreckbar, kann aber schon fällig sein. Diese Unterscheidung gehört in die Übersicht, weil sie die zeitliche Dringlichkeit verändert.
Auch Ankündigungen eines Insolvenzantrags durch einen Gläubiger gehören in dieselbe Mappe, idealerweise mit dem Schreiben und dem Datum des Zugangs. Ein solcher Fremdantrag setzt andere Fristen in Gang als eine schlichte Mahnung. Ihn mündlich zu erwähnen und das Schreiben zu Hause zu lassen, zwingt das Gespräch zur Raterei. Liegt noch kein Titel vor, genügt die Feststellung, dass keiner bekannt ist. Diese Feststellung ist mehr wert als eine unsichere Erinnerung an ein Schreiben vom Frühjahr. Zusammen mit Auszügen, offenen Posten, Vertrag und Bescheiden ergibt sich dann ein Satz, auf dem sich über Antragspflichten und Liquidität überhaupt erst sprechen lässt.
Kommentare
5 KommentareIn der Standardliste fehlt der Hinweis auf alle Konten. Zuletzt lag die fällige Rate auf einem Konto ohne Bewegung, das niemand ausgedruckt hatte.
Die OPOS-Liste und die Kontoauszüge beantworten verschiedene Fragen. Bisher lag nur die Liste der offenen Posten bei.
Gesellschaftsvertrag und Register holen wir oft nach. Für die erste Sortierung gehören sie in denselben Satz Unterlagen.
Gebraucht wird der Bescheid mit Datum, nicht die Erinnerung, was ungefähr gekommen ist.
Eine zusammenfassende Tabelle ersetzt die fünf Stücke nicht. Diesen Vorschlag streiche ich aus dem internen Ablauf.