Eingehende Beschlüsse und Listen landen oft zuerst im persönlichen Posteingang. Ohne eine feste Ablage wird daraus eine Sammlung, die nur die Person versteht, die sie angehäuft hat.
Ordner, die bleiben
Ein Aktenplan für Krisenmandate kommt mit wenigen Ordnern aus. Bewährt haben sich getrennte Bereiche für Gericht, Gläubiger, Verträge, Liquidität, Personal, Bescheide und Entwürfe. Die Namen stehen fest, bevor die erste Datei kommt. Eine neue Sache erhält dieselben Ordner und nicht eine freie Sammlung unter dem Namen der Gesellschaft. Liegt ein Eröffnungsbeschluss vor, gehört er in den Ordner Gericht, zusammen mit dem Aktenzeichen aus § 27 InsO. Anmeldungen und Forderungslisten, die sich an § 174 InsO orientieren, liegen bei den Gläubigern. Liquiditätslisten und Kontoauszüge liegen nicht dazwischen, sonst sucht man den Beschluss zwischen Tabellen.
Unterordner entstehen nur, wenn ein Bereich unübersichtlich wird, etwa ein Ordner je Gläubiger bei vielen Anmeldungen. Sie entstehen nicht für jeden einzelnen Tag und nicht für jede bearbeitende Person. Persönliche Arbeitsordner sind keine Akte. Was zur Sache gehört, wird aus dem Posteingang in den vorgesehenen Ordner gelegt, und zwar als die Datei, die später zitiert werden kann. Eine zweite private Kopie veraltet, sobald die Akte fortgeschrieben wird. Der Plan ist damit langweilig und gerade deshalb brauchbar. Wer ihn für jede Sache neu erfindet, kann in der Vertretung nichts wiederfinden.
Namen, die den Inhalt zeigen
Der Dateiname beginnt mit dem Datum in der Form Jahr, Monat, Tag, danach der Dokumenttyp, danach die Gegenstelle, danach die Fassung. Ein Beschluss vom zehnten März heißt dann nicht Scan, sondern trägt Datum, das Wort Beschluss und das Gericht. Eine Liste offener Posten trägt das Datum, an dem sie gezogen wurde, nicht das Datum, an dem sie zufällig gespeichert wurde. Versionen werden gezählt, statt das Wort endgültig mehrfach zu verwenden. Sonderzeichen, die auf einem anderen System stören, bleiben draußen. Der Name muss in einer Liste lesbar sein, ohne die Datei zu öffnen.
Gleich lautende Namen in verschiedenen Ordnern sind zu vermeiden, wenn sie verschiedene Inhalte haben. Zwei Dateien mit dem Namen Liquidität lassen sich im Gespräch nicht unterscheiden. Besser ist der Zeitraum im Namen, den die Übersicht abdeckt. E-Mails werden als eigene Datei gespeichert, wenn sie eine Erklärung, eine Frist oder eine Anlage enthalten, und nicht nur im Postfach belassen. Die Anlage liegt daneben und trägt denselben Kernnamen, damit Schreiben und Anhang zusammenbleiben. Ein Anhang mit dem Namen Dokument ohne Datum ist später nicht mehr der Anhang, den das Schreiben meint.
Entwurf und Endfassung
Entwürfe liegen im Ordner Entwürfe und tragen das Wort Entwurf im Namen. Eine Fassung, die abgesendet, unterschrieben oder vom Gericht empfangen wurde, wird nicht mehr überschrieben. Korrekturen danach erzeugen eine neue Datei. So bleibt nachvollziehbar, was die andere Seite tatsächlich erhalten hat. Eine Arbeitsfassung, die stillschweigend auf dem abgeschickten Schriftsatz weitergeschrieben wird, vermischt zwei Stände. Im Streit über den Inhalt einer Anmeldung oder eines Antrags ist dann unklar, welche Fassung galt. Die Endfassung wird nur gelesen, nicht fortgeschrieben. Änderungen sind ein neuer Entwurf.
Tabellen mit Kassenständen sind besonders anfällig, weil sie täglich ergänzt werden. Die fortgeschriebene Arbeitsdatei darf existieren, aber ein Stand, auf den eine Notiz oder ein Schreiben sich stützt, wird unter dem Datum dieses Stands zusätzlich abgelegt. Sonst zeigt die Datei am nächsten Tag andere Zahlen als das Schreiben von gestern. Diese zweite Ablage ist keine doppelte Buchführung, sondern die Sicherung des zitierten Stands. Ältere Arbeitskopien auf dem Desktop werden gelöscht, sobald der Stand in der Akte liegt. Zwei lebende Fassungen derselben Tabelle erzeugen früher oder später zwei verschiedene Auskünfte.
Wer schreiben darf
Für jede Sache ist eine Person bestimmt, die in die führenden Ordner schreibt. Andere dürfen Entwürfe ablegen und Hinweise geben, sie ersetzen aber keine Endfassung und sie verschieben keine gerichtliche Datei. Diese Regel ist eine Zuständigkeit, keine Rangfrage. Sie verhindert, dass zwei Personen dieselbe Anmeldung unterschiedlich benennen oder eine Frist in zwei Listen pflegen. Die bestimmte Person prüft, ob der Dateiname stimmt und ob der Entwurf aus dem Entwurfsordner in die Endfassung überführt wurde. Ohne diese Prüfung wächst die Akte in privaten Ablagen weiter.
Vertretung wird vorher festgelegt und nicht erst am Abwesenheitstag erfunden. Die vertretende Person erhält dieselben Schreibrechte für die Dauer der Vertretung und arbeitet in denselben Ordnern. Eine parallele Schattenakte auf einem anderen Laufwerk ist zu unterlassen. Hinweise, was noch offen ist, stehen in der Wochennotiz und nicht als mündliche Liste. Kehrt die zuständige Person zurück, findet sie dieselben Ordner vor, ergänzt um datierte Dateien. Ein Schreibrecht für alle fühlt sich schnell an und endet damit, dass niemand mehr weiß, welche Fassung gilt. Ein Schreibrecht für eine Person fühlt sich streng an und hält die Akte lesbar.
Posteingang ist keine Akte
Beschlüsse, Bescheide und Listen, die per E-Mail eingehen, gelten erst als abgelegt, wenn sie im vorgesehenen Ordner liegen. Eine Bearbeitung, die nur im Postfach antwortet und die Anlage nicht in die Akte übernimmt, lässt die Akte lückenhaft. Am selben Tag zu sortieren ist realistisch, wenn der Aktenplan feststeht und nicht jedes Mal neu überlegt werden muss. Dauert die Zuordnung, weil der Plan unklar ist, liegt der Fehler im Plan und nicht an der einzelnen Mail. Die Regel lautet dann: erst den Ordner bestimmen, dann antworten, damit die Antwort auf eine Datei verweisen kann, die es gibt.
Ausdrucke und digitale Fassungen dürfen nicht auseinanderlaufen. Wird ein Beschluss eingescannt, ersetzt der Scan mit lesbarem Namen den losen Papierstapel als Arbeitsgrundlage, das Original bleibt nach der Kanzleiregel erhalten. Wird eine Tabelle nur auf Papier kommentiert, muss die Bemerkung in die digitale Notiz, sonst kennt sie die Vertretung nicht. Die Akte ist der eine Ort, an dem Gericht, Gläubiger, Verträge, Liquidität und Entwürfe vollständig nebeneinander stehen. Alles andere ist Zuarbeit. Diese Trennung entscheidet darüber, ob eine Frist aus einem Beschluss in der Wochenliste ankommt oder im Posteingang einer abwesenden Person liegen bleibt.
Kommentare
3 KommentareZwei Beschlüsse der letzten Woche lagen nur im Postfach der Vertretung. Ein fester Ordner hätte sie auch für die anderen greifbar gemacht.
Entwurf und Endfassung stecken bei uns in einer Datei mit dem Zusatz final. Der Dateiname zeigt den Inhalt nicht.
Am Ordner ist nicht hinterlegt, wer schreiben darf. Deshalb gibt es nebeneinander zwei Stände derselben Liste.