In der laufenden Sache verändert sich nicht täglich alles, aber oft genug eine Frist oder ein Kontostand. Eine kurze Notiz mit festen Feldern macht diese Änderung sichtbar, ohne eine neue Ausarbeitung zu verlangen.
Dieselbe Seite jede Woche
Das Lagebild ist eine Aktennotiz von höchstens einer Seite. Sie trägt das Datum, den Namen der Sache und die Person, die sie geschrieben hat. Die Überschriften bleiben von Woche zu Woche gleich, damit sich zwei Notizen vergleichen lassen. Geeignet sind vier Felder: Kasse, Fristen, offene Gespräche, Entscheidungen. Was sich nicht geändert hat, wird kurz als unverändert bezeichnet und nicht neu ausformuliert. Was sich geändert hat, wird mit dem neuen Stand und der Quelle genannt. So entsteht eine Reihe, die eine andere Bearbeiterin ohne mündliche Übergabe fortsetzen kann.
Die Notiz ist kein Schriftsatz und keine Nachricht an die Gegenseite. Sie bleibt in der Akte. Sie enthält keine Würdigung, die noch nicht mit den Unterlagen abgeglichen ist, und keine Formulierungen, die nach außen übernommen werden könnten, ohne erneut geprüft zu werden. Ein Lagebild, das schon wie ein Antrag klingt, vermischt Entwurf und Bestand. Umgekehrt ist eine leere Floskel, die Lage sei angespannt, kein Lagebild. Jedes Feld braucht mindestens einen konkreten Satz mit Datum oder Betrag oder den ausdrücklichen Hinweis, dass die Angabe diese Woche fehlt.
Kasse und Fristen
Unter Kasse steht der zuletzt belegte Kontostand mit dem Datum des Auszugs und der Bezeichnung des Kontos. Daneben stehen die Auszahlungen, die bis zur nächsten Notiz fällig werden, soweit sie bekannt sind. Erwartete Eingänge werden nur aufgenommen, wenn der Grund genannt ist, etwa eine fällige Rechnung eines Kunden oder eine zugesagte Linie. Ein Eingang ohne Grund wird nicht addiert. Fehlt ein aktueller Auszug, sagt das Feld genau das und nennt den letzten vorhandenen Stand. Ein Gefühl zur Kasse wird nicht eingetragen. Die Differenz zwischen zwei Wochen soll sich aus den notierten Zahlungen erklären lassen.
Unter Fristen stehen nur Termine der nächsten zwei Wochen und bereits überfällige Punkte. Zu jedem Termin gehören das Datum, die Herkunft und die Folge, wenn er verstreicht. Herkunft kann ein Beschluss, ein Bescheid, ein Vertrag oder eine gesetzliche Frist sein, etwa die Antragsfrist nach § 15a InsO, sofern sie nach dem bisherigen Stand überhaupt zu prüfen ist. Die Notiz behauptet nicht, dass die Frist schon läuft, wenn das noch offen ist. Sie kennzeichnet die offene Prüfung dann als solche. Ein Fristfeld ohne Datum ist eine Erinnerung und wird so beschriftet, damit es nicht wie ein ablaufender Termin aussieht.
Gespräche und Entscheidungen
Offene Gespräche werden mit Gegenstelle, Datum des letzten Kontakts und der unbeantworteten Frage geführt. Es genügt ein Satz je Gespräch. Nicht hineingehört der Verlauf der Höflichkeiten und nicht eine Vermutung über die Absichten der anderen Seite. Steht eine Antwort bis zu einem Tag aus, ist dieser Tag zu nennen. Ist kein Tag vereinbart, steht dort, dass kein Termin gesetzt wurde. Damit wird sichtbar, wo das Mandat auf andere wartet und wo es selbst noch keinen nächsten Schritt gesetzt hat. Abgeschlossene Gespräche wandern in der folgenden Woche aus diesem Feld in die Akte und bleiben nicht als Dauerliste stehen.
Entscheidungen sind das, was in der Woche festgelegt wurde, und das, was noch fehlt. Festgelegt ist nur, was jemand bestimmt hat, nicht was erwogen wurde. Die Notiz nennt die Entscheidung in einem Satz und die Person oder Stelle, die sie getroffen hat. Offene Entscheidungen werden als Frage formuliert, etwa ob eine Rate angewiesen wird oder ob ein Schreiben hinausgeht. Eine Frage, die drei Wochen hintereinander offen ist, bleibt stehen. Sie wird nicht dadurch zur Entscheidung, dass sie oft wiederholt wurde. Dieses Feld verhindert, dass ein Mandat beschäftigt wirkt, obwohl niemand festgelegt hat, was als Nächstes gilt.
Ablage ohne Sonderwerkzeug
Die Notiz liegt als eigene Datei oder als eigenes Blatt vorn in der Akte, nach dem Datum benannt. Sie verlinkt oder verweist auf die Unterlage, aus der die Zahl stammt, statt diese Unterlage zu wiederholen. Ein Kontoauszug bleibt im Ordner Konto, die Notiz nennt nur Stand und Datum. So bleibt das Lagebild kurz genug, um es wirklich wöchentlich zu schreiben. Ein umfangreicher Bericht, der alle Anlagen einschließt, wird erfahrungsgemäß ausgesetzt, sobald die Woche voll ist. Die Kürze ist deshalb die Bedingung dafür, dass die Reihe nicht abreißt.
Vertretung muss ohne mündliche Erläuterung möglich sein. Dafür reichen die vier Felder, wenn sie vollständig sind. Ein zusätzliches Programm, eine besondere Maske oder ein hausinternes Kürzel sind nicht erforderlich und sollten nicht vorausgesetzt werden. Wer die Notiz nur in einem persönlichen Postfach lässt, entzieht sie der Vertretung. Wer sie mit älteren Fassungen überschreibt, löscht die Entwicklung. Jede Woche bleibt als eigene Fassung erhalten. Am Ende einer Vertretung lässt sich dann nachlesen, wann ein Fristtag zuerst auftauchte und wann eine Entscheidung wirklich getroffen wurde, statt sie aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren.
Kommentare
1 KommentarJede Woche dieselbe Seite mit Kasse, Fristen und den getroffenen Entscheidungen reicht. Bei uns entsteht stattdessen jedes Mal eine neue Ausarbeitung, weil die Felder nicht festliegen.