Wenn zwei Personen dieselbe Sache parallel beantworten, entstehen zwei Stände. Ein benannter Ansprechpartner und ein gesetztes Datum verhindern, dass Fristen im Postfach liegen bleiben.
Eine Stimme nach außen
Für jede Sache wird eine Person benannt, die Anrufe und Schreiben nach außen führt. Vertretung ist geregelt und wird den Beteiligten gesagt, wenn die benannte Person fehlt. Andere im Haus geben keine eigene Einschätzung zu derselben Frage heraus. Sie notieren den Anruf und legen ihn der benannten Person vor. Diese Regel gilt gegenüber Gläubigern, Gerichten, Verwaltern und der eigenen Mandantschaft gleichermaßen. Sie ist keine Höflichkeit, sondern die Bedingung dafür, dass die Akte und die Auskunft übereinstimmen. Zwei freundliche, aber verschiedene Antworten sind schwerer zu korrigieren als eine langsame.
Die benannte Person spricht nur aus, was in der Akte steht oder was sie als noch offen kennzeichnet. Ein Kontostand wird mit dem Datum des Auszugs genannt, eine Frist mit dem Datum aus dem Beschluss. Fehlt die Unterlage, lautet die Auskunft, dass sie fehlt, und nicht eine Schätzung. Rückfragen werden in der Wochennotiz unter offene Gespräche eingetragen, damit die Vertretung sie sieht. Damit bleibt die eine Stimme auch dann eine, wenn eine andere Person ans Telefon geht. Sie gibt dann nicht den Inhalt vor, sondern den Weg zur Person, die den Inhalt verantwortet.
Rückruf mit einem Datum
Ein Rückruf ohne Tag ist keine Frist. Wer verspricht, sich zu melden, nennt den Tag und die Frage, um die es geht. Der Tag wird in der Akte notiert, nicht nur im Kopf. Kann der Tag nicht gehalten werden, geht vor seinem Ablauf eine kurze Mitteilung hinaus, die einen neuen Tag nennt und den Grund in einem Satz fasst, etwa eine fehlende Unterlage. Stillschweigen bis nach dem Tag zwingt die andere Seite zur Mahnung und erzeugt einen zweiten, ungeordneten Kontakt. Ein gesetzter und gehaltener Termin ist kürzer als eine Reihe von Nachfragen.
Nicht jede Anfrage braucht einen Rückruf. Manche Fragen lassen sich aus dem vorliegenden Beschluss beantworten und gehören in eine kurze E-Mail noch am selben Tag. Ein Rückruf ist der richtige Weg, wenn etwas zu klären ist, das hin und her geschrieben nur länger wird. Auch dann endet das Gespräch mit einem Satz, der festgehalten wird: was zugesagt wurde und bis wann. Dieser Satz kommt in die Akte, nicht nur in ein Gedächtnisprotokoll. Beteiligte, die mehrere Sachen gleichzeitig betreiben, können einen mündlichen Satz sonst keiner Akte zuordnen. Das Datum macht den Satz später überprüfbar.
Was in die E-Mail gehört
Eine brauchbare E-Mail nennt das Aktenzeichen oder die sonstige Kennung der Sache, die konkrete Frage, die Unterlage, auf die sie sich bezieht, und den Tag, bis zu dem eine Antwort oder eine Handlung gebraucht wird. Sie wiederholt nicht die ganze Vorgeschichte. Sie sagt, was bereits geprüft wurde, damit die andere Seite dieselben Auszüge nicht noch einmal sendet. Anlagen tragen denselben Namen wie in der Akte. Eine Anlage, die nur im Postfach existiert, wird zuerst abgelegt und dann angehängt. So kann die Vertretung das Schreiben später ohne die ursprüngliche Mail verstehen.
Nicht hineingehört eine rechtliche Bewertung, für die die Unterlagen noch nicht ausreichen. Ein Satz, die Zahlungsunfähigkeit stehe fest, braucht die fälligen Pflichten und den belegten Stand, nicht einen ersten Anruf. Bis dahin bittet die E-Mail um die fehlende Liste oder bestätigt den Eingang. Ebenfalls nicht hineingehört eine Frist, die von der Frist im Beschluss abweicht. § 28 InsO setzt die Anmeldefrist im Eröffnungsbeschluss fest. Eine Mail darf diese Frist wiedergeben, sie darf sie nicht durch eine großzügigere hausinterne Frist ersetzen. Eine kurze Mail mit den vier Angaben wird gelesen, eine lange wird weitergeleitet und verliert die Frage.
Nebenkanäle wieder einsammeln
Anrufe, Kurzmitteilungen und Gespräche auf dem Flur enthalten oft die eigentliche Auskunft. Sie gelten erst als geführt, wenn der Inhalt in der Akte steht: Gegenstelle, Datum, Frage, Antwort oder offener Punkt. Ohne diesen Schritt kennt die benannte Person ihre eigene Sache nicht mehr, sobald eine zweite Person mitgehört hat. Die Bitte, etwas nebenbei zu klären, wird auf denselben Weg gesetzt. Entweder die benannte Person führt es, oder es wird als Entwurf vorgelegt und erst nach Freigabe versendet. Ein Nebenkanal, der schneller wirkt, erzeugt die zweite Stimme, die das Mandat gerade vermeiden soll.
Eingehende Nachrichten werden am selben Arbeitstag der Sache zugeordnet. Gehört eine Frist dazu, wandert das Datum in das Fristenfeld der Wochennotiz. Gehört eine Frage dazu, die nicht sofort beantwortet werden kann, wird der Rückruftag gesetzt und der absendenden Seite genannt. Damit schließt sich der Kreis aus einer Stimme, einem Datum und einer vollständigen Mail. Was davon fehlt, ist kein Stilproblem. Es ist der Grund, warum Beteiligte dieselben Unterlagen mehrfach schicken und warum zwei Personen zwei verschiedene Termine für dieselbe Anmeldung nennen. Die Akte bleibt die einzige Fassung, die nach außen zitiert werden darf.
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