Debitoren sind oft der größte noch bewegliche Posten, wenn die Kreditlinie steht. Damit aus der Liste Geld oder eine durchsetzbare Forderung wird, müssen Streit, Verjährung und frühere Abtretungen sichtbar sein, sonst täuscht die Summe Deckung vor.
Die offene Forderung zerlegen
Eine brauchbare Liste nennt Schuldner, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Betrag, bereits gezahlte Teile, Einbehalte und den Grund, wenn der Posten bestritten ist. Ein Mangel, eine Gegenforderung oder eine noch nicht erbrachte eigene Leistung nehmen der Forderung die Liquidität, auch wenn sie in der Buchhaltung brutto steht. Anzahlungen des Kunden sind gesondert auszuweisen, damit sie nicht wie ein Debitor wirken. Ebenso gehören Gutschriften daneben, die buchhalterisch noch nicht verrechnet wurden. Erst der bereinigte Saldo ist die Größe, mit der eine Planung arbeiten kann.
In der Vorbereitung auf eine Krise oder einen Datenraum wird diese Liste auf einen Stichtag festgezogen und danach nur noch versioniert. Mündliche Zahlungsversprechen werden mit Datum und Inhalt vermerkt, aber nicht als Zahlung gebucht. Eine Ratenzusage, die bereits einmal gebrochen wurde, bleibt eine unsichere Forderung. Für die größten Posten lohnt die Ablage von Vertrag, Lieferschein und letzter Korrespondenz am selben Ort. Fehlt der Nachweis der Leistung, ist der Posten im Zweifel nicht durchsetzbar. Die Summe aller Rechnungen ist dann keine Liquiditätsreserve.
Verjährung in groben Zügen
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt nach § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuchs drei Jahre. Sie beginnt nach § 199 mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen müsste. Daneben bestehen besondere Fristen. Eine pauschale Annahme, jede Rechnung verjähre drei Jahre nach dem Rechnungsdatum, ist deshalb zu grob, aber das völlige Fehlen eines Datums ist noch schlechter. Jeder ältere Posten braucht einen Vermerk, wann er entstanden ist und ob etwas die Frist gehemmt hat.
Eine einfache Erinnerung setzt die Frist nicht neu in Gang. Die Zustellung eines Mahnbescheids im Mahnverfahren hemmt die Verjährung nach § 204. Andere Akte der Rechtsverfolgung können dasselbe leisten, wenn der gesetzliche Tatbestand erfüllt ist. Ob ein bestimmtes Schreiben genügt, ist am Gesetz zu prüfen und nicht an der internen Mahnstufe. In der Liste sollte stehen, ob und wann ein Hemmungstatbestand ausgelöst wurde. Forderungen, die möglicherweise verjährt sind, dürfen in einer Liquiditätsplanung nicht wie sicheres Geld stehen. Sie gehören in eine eigene Spalte, bis die Frist geklärt ist.
Abtretung und Factoring
Eine Forderung kann nach § 398 des Bürgerlichen Gesetzbuchs abgetreten werden. Mit der Abtretung tritt der neue Gläubiger an die Stelle des bisherigen. Factoring ist wirtschaftlich der Verkauf oder die Vorfinanzierung von Forderungen und beruht auf dieser oder einer vergleichbaren Übertragung. Danach darf der ursprüngliche Inhaber nicht mehr so tun, als stehe ihm der Eingang zu. In der Krise ist zu prüfen, welche Debitoren bereits an ein Factoringunternehmen, eine Bank oder einen anderen Gläubiger abgetreten oder verpfändet sind. Diese Beträge sind keine freie Liquidität, auch wenn der Kunde noch auf das alte Konto zahlt.
Vor einer neuen Abtretung sind bestehende Abtretungsverbote, frühere Globalzessionen und der Streitstand zu lesen. Eine bereits abgetretene Forderung kann nicht wirksam ein zweites Mal als freie Sicherheit dienen. Kunden müssen erkennen können, an wen sie befreiend zahlen. Unklare Zahlungseingänge werden getrennt gebucht, bis feststeht, wem sie zustehen. Factoring verbessert die Kasse nur in Höhe des tatsächlich ausgezahlten Betrags abzüglich Gebühren und Einbehalten. Der Rest, den der Factor bei Gewährleistung oder Verdünnung zurückbelasten kann, bleibt ein Risiko und kein endgültiger Erlös.
Mahnstufen
Interne Mahnstufen sind ein Arbeitsplan, kein Gesetz. Die erste Stufe erinnert, die nächste setzt eine konkrete Frist und klärt den Einwand, die weitere bereitet den Mahnbescheid vor, wenn die Forderung unstreitig und bestimmt ist. Verzug richtet sich nach § 286 des Bürgerlichen Gesetzbuchs und tritt nicht schon deshalb ein, weil intern die zweite Stufe erreicht ist. Umgekehrt kann Verzug längst vorliegen, während die Buchhaltung noch höflich erinnert. Die Stufe im System und die Rechtslage sind zwei Felder in derselben Zeile.
Vor einem gerichtlichen Schritt wird geprüft, ob die eigene Leistung vollständig erbracht, die Rechnung ordnungsgemäß und eine Gegenforderung bekannt ist. Ein Mahnbescheid über einen Posten, der von einer noch nicht erbrachten Gegenleistung abhängt, ist nach § 688 der Zivilprozessordnung unzulässig. In der Krise ist die Reihenfolge der Mahnungen eine Liquiditätsentscheidung: unstreitige, nicht abgetretene und nicht verjährte Posten zuerst. Eine gleichmäßige Erinnerung an alle Kunden verbraucht Zeit auf bestrittenen Kleinbeträgen. Sie ist kein Ersatz für die Auswahl der Forderungen, die innerhalb der nächsten Wochen tatsächlich eingehen können.
Kommentare
4 KommentareStreit, Höhe und Fälligkeit in einer Summe zu führen, lässt die Liste größer wirken, als sie einbringlich ist.
Ohne einen groben Verjährungsvermerk steht auch eine verjährte Position wie Deckung auf der Liste.
Abtretung und Factoring liegen im Vertragsschrank, nicht neben dem Debitor. Vor dem nächsten Status hole ich beides auf die Liste.
Die Mahnstufe erklärt, warum ein Posten noch nicht als durchsetzbar gilt. In der Summe ist das nicht erkennbar.